引継ぎ書の書き方

投稿日時 2013/1/26 15:59
1 華辰 
idXJ1zvaWr.fc
はじめまして。
某役所で臨時職員をしていましたが、民間企業で正社員として雇ってもらえることになりました。

そこで、引継ぎの準備をするよう言われたのですが、引継ぎ書の書き方で悩んでいます(>_<)

私の前任者は正規職員で、別の課に異動しただけだったので、分からないことはすぐ聞けました。
私の後任は、臨時か正規職員か分からないそうです。
直接会う機会は無いそうです。

後任者が若い臨時の人だったりしたら可哀想なので(正規職員だったら適当にやるから大丈夫だと思う)なるべく分かりやすい引継ぎ書を残していきたいのですが、どうすればいいでしょうか?

引継ぎ書を作成した経験のある方、教えてくださいm(__)m
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投票数:2   
投稿日時 2013/1/29 20:26
2 うさぎ 
idDyoolNVBHKw
役所での引継ぎ書作成の経験はありませんが、
民間企業での引継ぎの経験でもよろしければ・・・。

引継ぎ書は、

※毎日行う仕事
※1ヶ月の内、決まった時期に行う仕事
※年に数回程度行う仕事

に分けて作成します。

特に、毎日行う仕事は出勤してからの時系列順にすると
優先順位、並行してできる仕事などイメージがしやすくなります。

パソコンを使用した仕事は、
システムへのログイン方法、どこにファイルがあるか、
操作する実際の画面をコピーして、操作方法を示す手順書を作成
すると一目瞭然です。

これらをクリアファイルに入れて渡せるようにしておき、
可能なら、あなたのメールアドレスなどを書いておき
「不明な点はいつでも聞いてください」としておくとベスト。

さらに、本当はこれが一番大事かもしれない、
その部署の職員さんの特徴について。

Aさんは几帳面だから書類のコピーのしかたもチェックが厳しい、
Bさんはぎりぎりにしか指示をくれないから、様子をみて
声掛けをした方が良い、とか・・・。

でも、後任者以外の職員さんが先に引継ぎ書に目を通す可能性が
ある場合これはちょっと難しいかもしれません。


ご参考になれば幸いです。
投票数:9   
投稿日時 2013/1/30 10:17
3 郷ひろみ 
idk7q8E2i6HOo
あと、こういうことはどの係りの誰に聞くのかとかも書いてあればいいでしょうね。
投票数:1   
投稿日時 2013/1/30 12:03
4 ひろくん 
idHyCfQu9Ojrs
あなたは引き継ぎをされましたか?
無かったら、引き継ぎは(特にありません)
で よろしいです。
引き継ぎ業務は、正規職員の異動時に行う事で、残務内容を引き継ぐのです。残務が無い場合は引き継ぎ書の中身はありません。書類の場所等は係り等でちゃんと管理していれば、引き継ぐ必要が無いからです。
 又臨時職は、その業務自体が無くなることもあります。引き継ぎ業務を行う事は原則無しです。
 上司が仕事を指示するのですから、何を引き継ぐのですか? 上司が又同じ事を次の人にするのが面倒なので引き継ぎしてと言っているだけ。 
 
 引き継ぎをしたのであれば それをそのまま次に渡せば良いだけです。
 うさぎさんが書いた個人の性格は引き継ぎとしては書面に出来ないことですね。注意しましょう。個人的に引き継ぎすることですから必要有りません。
 原則必要ないですが それで断る勇気が無い人なら、引き継ぎ書
を書くのでしょうね。 他が言われたような事を羅列すれば良いでしょう
投票数:3   
投稿日時 2013/2/1 19:24
5 郷ひろみ 
idk7q8E2i6HOo
私も引継ぎ書---というほどのものではないですが、書きました。ワードでも打ち込みプリントアウトです。自己流にです。自分のやってきたことを羅列して、書きました。具体的に、ここはこう、ここはこうと紙を貼り付けたりしました。どの係りの誰に何を聞けばよいとかも書きました。そうでないと、55名もいる職場なので、最初のうちはわけがわからないですからね。札幌市の区役所は、保険年金課は、保険係り、収納一係り、収納2係り、給付係り、年金係りの5つあります。このうち、年金係りの人とはあまりかかわりありません。
投票数:4   
投稿日時 2013/2/3 23:18
6 華辰 
idXJ1zvaWr.fc
皆様ありがとうございますm(__)m

>うさぎさん
仕事をする時期に分けて書くと分かりやすそうですね!
参考に致します^^
個人の性格が伝えられると便利ですが、見られると困るので止めておきます(笑)

>郷ひろみさん
誰に何を聞くかは大切な情報ですね。
来年度に誰が残っているか分からないですが、とりあえず今の担当者は伝えておこうと思います。

>ひろくんさん
臨時職は原則引継ぎなしなんですね・・・・・・
私は、あまり上司に仕事の指示をされませんでした。
というか、上司が仕事の内容を分かってない感じでした(~_~;)
いい加減ですよね(汗)




投票数:1   
投稿日時 2013/2/4 9:36
7 ひろくん 
idHyCfQu9Ojrs
原則無しですが。
次にやられる人に会えるのであれば、ノウハウを伝授するのも優しさかも、誰々は何にうるさいとか、 そんなのは本来の引き継ぎではありませんが 臨時間同士の決まり事等々を
でも直接手渡し出来ない場合は、他に見られても問題無いことを書きましょう。
投票数:3   
投稿日時 2013/2/4 9:37
8 ひろくん 
idHyCfQu9Ojrs
上司が仕事の内容をわかっていなかった から引き継ぎ書を書いてくれと 言ったのでしょうね。 引き継ぎ書に上司に聞いてと 嫌みで書いておくのも 面白いですね。
投票数:0   
投稿日時 2013/2/4 18:53
9 郷ひろみ 
idk7q8E2i6HOo
実のところ、上司は臨時職員の業務内容はあまり関与していないようです。もっと別のことをしています。
投票数:0   
投稿日時 2013/2/6 22:44
10 華辰 
idXJ1zvaWr.fc
レスありがとうございます!

>ひろくんさん
次の人にはたぶん会えないと思います。
有休を使って、早めに消える予定なので(笑)
引継ぎ書に「上司に聞いてみて」と書くの、良いですね。
さりげなく書きこんでみます^^


>郷ひろみさん
そうですね。基本的に自分の業務内容しか知らないみたいです。
数年で部署かわっちゃうし、他の人の業務まで把握できないのでしょうね。
臨時職員をやってみる前は、そういうとことが良いかなぁと思ってたのですが、やってみて自分に合わないと感じたので、民間に方向転換しました。
投票数:0   
投稿日時 2013/2/7 9:05
11 郷ひろみ 
idk7q8E2i6HOo
上司、一般職の人も数年で異動になるのは、馴れ合いにならないようにするためと思います。不正なことをする温床になってきますので。適度に異動する。これがいいと思います。
公務員の体質が合わない人もいるのでしょうね。バリバリやりたい人には会わないかもですね。
投票数:1   
投稿日時 2013/2/7 21:28
12 まち 
id/nkCAJnMYkc
私は職員から嫌がられてるかもしれませんが、バリバリ仕事をやっています。同僚の臨時職員からは、仕事をやり過ぎて文句も言われました。
でも、そうしないと役所は良くならないと思いながら、自分に厳しくまた楽しく仕事しています。(自己満足です)
投票数:5   
投稿日時 2013/2/8 2:33
13 匿名さん 
idsdsrlUcN80U
正規から非正規への切り替えで仕事をしてきました。
引き継ぎ書なるものはなく、4月当初から人員削減された方の分まで仕事をオッかぶされ、業務指導してくださる方もなく、仕事をこなせるようになるまで、1年かかりました。
今度この仕事から離れるときは、次の非正規さんのためにと、引き継ぎ書を作成しました。
一人職で、しかも会計上の年度末処理が5月中旬になるので、どうしても年初は残務処理になるためです。

同じ職場内に同じ立場の方がなく、すべて一人職ですと、上司が仕事内容を把握できているはずもなく、経験もなく、しかも、ほとんどが自分を守りたいと思っている正規ばかりです。
こんなことする自分が馬鹿みたいですが、性格上仕方ないです。
投票数:2   
投稿日時 2013/2/9 12:41
14 郷ひろみ 
idk7q8E2i6HOo
役所は原点主義みたいですね。自己保身、ですか。人間の本質でしょうかね。
投票数:2   
投稿日時 2013/2/10 21:52
15 華辰 
idXJ1zvaWr.fc
皆さん、こんばんは。
今まで「後任の人に会う機会はない」と言われてたのに、急に「辞める日は後任の人の予定に合わせて、ちゃんと引継ぎしてから行け」と言われて「ハァ?」となってます。
訳分かんないですよ、ホント。


>郷ひろみさん
なるほど。馴れ合い防止なんですね。
上司のところには、しょっちゅう他課からお友達が遊びに来てて、馴れ合ってる感じですけどね^^;
仕事はほどほどで良いと思います(笑)

>まちさん
文句を言われてもバリバリ仕事をする姿勢、ステキです!
そういう方ばかりなら、「お役所仕事」とか言われなくなるでしょうね。
自分が楽しいのが1番ですよね。

>匿名さん
私は元々1年の契約で、もうじき1年になって辞めるところですから、全然仕事できるようになってないですよ(汗)
まぁ何とかこなせるようになった程度です。
役所は一人職が多いですよね?



投票数:2   
投稿日時 2013/2/12 9:07
16 ひろくん 
idHyCfQu9Ojrs
皆さん、こんばんは。
今まで「後任の人に会う機会はない」と言われてたのに、急に「辞める日は後任の人の予定に合わせて、ちゃんと引継ぎしてから行け」と言われて「ハァ?」となってます。
訳分かんないですよ、ホント。

引き継ぎ書の表題作り 特に無しと出しましょう。 それも立派な引き継ぎ書です。嫌みが一杯だけどね 
それに後任の予定に合わせるって、退職後なら出てくる必要なしだし、その上司の説明も可笑しいですね。
投票数:1   
投稿日時 2013/2/13 23:17
17 華辰 
idXJ1zvaWr.fc
そうですね(´`)
色々ありがとうございます
投票数:0   
投稿日時 2019/2/23 19:15
18 匿名さん 
idoI.Kt8JWMUY
私も民間企業はもちろん、官公庁でも、引継書(マニュアル)は作ったことがあります。

レイアウトとしては、2番のうさぎさんの方法と同じです。

主にエクセルを使って、画面の画像などをコピーし、どこを操作するかなどを中心に書きこんでいきました。

前任の方に直接お会いして、引継ぎをするスタイルではなく、残されていったマニュアルを見つつ、わからないことを教わりながら、仕事を覚えました。(某官公庁がそうでした。)

某官公庁の時は、一通り作成した後、上司の方に見てもらい、その後修正版を残しました。

今のところは、来て3か月になります。

前任の方が、マニュアルを残してくださって助かっているのですが、一部イレギュラーなことが発生することが先月くらいからちょくちょくあり、その都度、指導役の職員さんに聞いてから、教わったことをすべて加筆していきました。同時に、見慣れない書類の一覧についても、マニュアルの中に「別紙資料あり」と書かれていましたが、それがどこのフォルダに格納されているのかさえわからず、別の職員さんに聞いて初めて知りました。それだったら、後任の私がまごつかないように、出力して、残しておくまたはどこに格納されているか教えてくれればいいのに・・・と思いました。私も気づかなかったのが悪かったのですが・・・

今は仕事を覚えることで精いっぱいですが、時間が空いた時に随時更新すると同時に、後から来た人が困らないように、すべて残しておきたいです。また、文章も自分が読んでわかりやすいか、後から来た人が実際に仕事をする時、頭に入りやすいかどうかも意識しながら、作成したいと思います。


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