代理手続きの照会書・回答書どうしてますか？

印鑑代理手続きの照会書がしょっちゅう戻ってきます。
転送かけてて宛所なし、不在票すら気付かず保管期間経過どちらも。

それで戻ってきている連絡を代理人にすると(本人はTEL出ないかそもそも番号書いてない)、
受け取れる人がいない、本人入院してる、私は市外だし忙しくて郵便物見るのも難しい云々〜で
ゴネだし、怒り始めます。じゃあどうすればいいんですか？！とか言って。
で、融通きかない、他の人はどうしてるんだ、ルールルールうんざり、そっちの都合だろ、(いや受け取れないのはお前の都合だろ)
だとかなんとか…
最近それが多すぎて疲れます
最初にちゃんと簡易書留、転送不要なことを説明してるのに。
窓口忙しいのに何度も何度も電話して文句言ってくる人も居たりで、市民の声みたいなところにしょっちゅう書き込まれます。

戻ってきてる連絡いれてあげてるだけで親切だと思うのに…

区民課住民課で勤務されてる方にお聞きしたいのですが、照会書戻ってきたらどう対応してますか？
もう、1回戻ってきたものは無視して市民から問い合わせない限り放置にしたいです。